Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital. Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас.
«Все записывать» важно не только, чтобы идеи не потерялись, но и для кое-чего еще, о чем будет ниже. В переводе фразы «getting things done» с английского встречаются варианты «приведение дел в порядок» и «доведение дел до завершения». Цель ее применения — доводить начатые дела до результата, но начинается все именно с упорядочивания деловых процессов и особенно мелочей, которые сопутствуют всем глобальным проектам.
Мы просто не тратим силы и время на то, чтобы подробно расписывать планы которые лежат в отдаленном будущем. Пользователи прямо соглашаются на обработку своих Персональных данных, как это описано в настоящей Политике. Действия, занимающие более 3 минут, следует отмечать в календаре.
Автор системы рекомендует записывать любую информацию о делах, а не держать в памяти. Организация планирования на внешнем носителе уменьшает когнитивную нагрузку, помогает лучше сосредоточиться на выполнении заданий. В целом система отлично решает свои задачи и главное помогает в достижении намеченных целей, так как весь массив данных и процессов позволяет отображать в совокупности и ничего не упускать. В примере мы собираемся передать дизайнеру задания «Баннер для соцсетей» и «Новая афиша».
Чтобы сделать это, создаем отдельный проект «Поручил — контролирую», а в заголовок подпроекта ставим имя или должность того человека, которому делегируем задачу. Мы все равно остаемся ответственными за это задание, поэтому ставим ей крайний срок — тот день, когда мы напишем дизайнеру, если он еще не сдаст проекты. Ты можешь отправить ссылку на проект дизайнеру или пригласить его в проект для совместной работы. В «Календарь» следует вносить задачи, привязанные к определенным датам или ко времени. К «Следующим действиям» относятся все дела, к которым нужно будет вернуться, как только на них появится время.
Удалять такую задачу неправильно — ведь она есть в целях, поэтому назначаем ей дату «Когда-нибудь», и она автоматически перенесется в отдельный пункт меню. Например, есть в списке идея «Французский» — очевидно, она обозначает изучение языка. Но это делается, конечно, не за один шаг — поэтому такой пункт надо преобразовать в проект и одновременно продумать, что может быть первым этапом.
Книга почти сразу стала бестселлером и полностью изменила прежние подходы к тайм-менеджменту. Она выдержала множество переизданий на 23 языках, а журнал «Time» (самый популярный в США) назвал ее лучшей бизнес-книгой десятилетия. На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице. Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться. Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.
Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот. Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.
Основные Принципы Gtd
Помимо концерта в списке-примере есть «Созвон с командой» — его тоже стоит запланировать заранее. Такие дела появятся в отдельном пункте меню — «Планы». Хотя Аллен придумывал свою систему еще до изобретения приложений для планирования, он предполагал, что они скоро будут изобретены и окажутся полезными для реализации GTD. И действительно, планировать дела по этой методологии гораздо удобнее в таск-менеджере, чем в нескольких папках или ежедневниках, как это изначально задумывалось.
Вторым принципом является наглядное перечисление заданий и действий. Записи должны легко восприниматься, когда после составления списков проходит некоторое время. https://deveducation.com/ Следует избегать многословия, затрудняющего восприятие заметок, и сокращений со сложной расшифровкой. Эффективность методологии основана на четырех принципах.
Некоторые заметки хочется всегда иметь под рукой — это может быть список книг, которые ты хочешь прочитать, полезные ссылки, интересные статьи, нужные контакты и т. Для таких задач удобно создать проект «Справочники», а информацию в нем категоризировать по подпроектам или по тегам. Теги можно совмещать с проектами — например, вы можете создать проект «Покупки» и теги «продукты», «техника», «одежда» и т. Выбирая разные теги, вы будете видеть разные списки в одном и том же проекте. Некоторые задачи можно сразу поставить на конкретное время и день.
А Мне Точно Подойдёт Эта Система?
Демонстрируемые инструменты наряду с прочими инструментами декомпозиции, являются самой сложной частью системы с точки зрения ее создания. Так как все раскладываемые по типам и времени процессы после манипуляций с ними должны оставаться на тех же местах и связях, как они были созданы в шаблоне времени или типе процесса. Некоторые задачи можно условно отнести к одной категории. В нашем примере это «Яблоки», «Молоко» и «Сыр домашний» — очевидно, что это продукты, которые нужно купить.
На первом месте находится принцип, согласно которому запоминание не является ведущим процессом. Главный посыл этой методики — не хранить ничего в памяти, освободить голову для того, чтобы максимально сосредоточиться на текущем деле. В заключение хочется сказать, что данная система разрабатывалась как инструмент для работы на компьютере. Для контроля процессов с мобильного телефона существует специальная страница. Но ее назначение заключается в контроле текущих процессов, быстрого изменения их статуса и создания новых. На видео ниже показан процесс декомпозиции годовой цели на 4 уровня вниз.
Термины тайм-менеджмента – пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям. Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие. Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по e mail письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора. Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени. Концентрация на решении одной проблемы является третьим принципом.
В противном случае можешь использовать календарь — выписывать туда задачи на этапе обработки. Оба способа позволят дополнительно разгрузить мозг, а не запоминать все даты и бояться что-то пропустить. Сначала выпиши все мысли и задачи в Inbox Когда у тебя несколько проектов и везде «горят дедлайны», сложно всё запоминать и последовательно решать. GTD поможет подойти к процессу работы более системно и без лишних нервов. Evernote – приложение предназначено для создания и хранения заметок.
Актуальность информации сокращает затраты времени на планирование действий. Лучше всего разбивать объемные планы на простые этапы. Фиксировать разделение на подзадачи можно с помощью интеллект-карты или перечисления списком.
- Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам).
- На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице.
- Методика, правильное применение которой позволяет человеку больше успевать и справиться с многозадачностью, т.е.
- Данная статья про то, как может быть, но не про то, как сделать.
- И не получится ли, что, выполнив кучу работы, Вы придете не туда, куда стремились?
Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной. Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам). О том, какие списки используются в GTD, смотрите в следующем абзаце. У нас книга вышла под названием «Как привести дела в порядок». В настоящий момент существует несколько ее переводов разного качества, из-за чего иногда возникает путаница с терминологией.
Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список. Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге. Сейчас я перешла почти полностью на Bullet Journal и разные списки я теперь веду там. Помимо этого я уже очень много лет собираю всю нужную мне информацию в Evernote, а ссылки на нужные статьи сохраняю под тегами в Pocket. Кстати, очень классное приложение для ведения дел по проектам — Trello.
Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании. Аллен gtd система создавал свой метод как универсальный способ решения любых задач — производственных, в сфере бизнеса или личной жизни. Подход, которые он предлагает, позволяет справиться с любой проблемой, расставить приоритеты в самой запутанной ситуации, оценить ресурсы и нагрузки. Основное преимущество — системность подхода к планированию и конкретным действиям по реализации планов.
Если только начинаешь работу по GTD, этап сбора съест много времени (придётся выписать всё-всё, что накопилось к этому моменту). Но потом будет попроще — просто в течение дня выписывай всё важное, что приходит в голову. Их может быть много, в зависимости от того, чем ты занимаешься (Inbox, кстати, тоже по сути список).
Управление целями — одна из самых важных частей GTD системы. Шаблон дня также включает в себя процессы, которые создаются автоматически как новые каждый день. Теперь повторяющиеся записи в базах Notion не нужно создавать снова, а лишь требуется связать их с нужной календарной датой и отчетным периодом для начисления за них баллов результативности.